1. Stranki in vloge
Ta dogovor je del pogojev uporabe med društvom kot upravljavcem osebnih podatkov in AStoritve, Andraž Štrukelj s.p., kot obdelovalcem. Velja za osebne podatke, ki jih društvo vnese v Intervencije.si ali nastanejo pri uporabi funkcij po njegovem navodilu.
2. Predmet, trajanje in namen
Predmet obdelave je gostovanje, shranjevanje, prikazovanje, urejanje, izvoz, varnostno kopiranje in tehnično vzdrževanje podatkov za zagotavljanje aplikacije. Obdelava traja, dokler društvo uporablja storitev, ter v omejenem obdobju po prenehanju, potrebnem za vrnitev, izbris in prepis varnostnih kopij.
3. Vrste podatkov in posamezniki
Obdelava lahko vključuje identifikacijske in kontaktne podatke uporabnikov in članov, podatke o vlogah in usposobljenosti, podatke o intervencijah, udeležbi, vozilih, lokaciji, fotografijah, opisih dogodkov ter tehnične in revizijske podatke. Posamezniki so lahko uporabniki aplikacije, člani gasilskih organizacij, udeleženci intervencij, kontaktne osebe in druge osebe, katerih podatke društvo zakonito vnese. Društvo mora omejiti vnos na podatke, ki so za njegov namen potrebni.
4. Navodila upravljavca
Obdelovalec obdeluje podatke samo po dokumentiranih navodilih društva, ki jih predstavljajo ta dogovor, nastavitve in zakonita dejanja pooblaščenih uporabnikov ter dodatna pisna navodila. Če meni, da navodilo krši predpise o varstvu podatkov, društvo o tem obvesti in lahko izvedbo zadrži do razjasnitve. Podatkov ne uporablja za lastne nepovezane namene.
5. Zaupnost in varnost
Do podatkov smejo dostopati le osebe, ki jih potrebujejo za svoje delo in so zavezane zaupnosti. Obdelovalec izvaja tveganju primerne tehnične in organizacijske ukrepe, zlasti upravljanje dostopov, individualne račune in vloge, zaščito prijave in sej, beleženje pomembnih dejanj, zaščiten prenos, ločevanje podatkov društev, posodabljanje sistema, omejevanje dostopa do infrastrukture ter postopke varnostnega kopiranja in obravnave incidentov.
6. Podobdelovalci
Društvo daje splošno dovoljenje za uporabo ponudnikov gostovanja, infrastrukture, varnostnih kopij, e-pošte in tehnične podpore. Obdelovalec zagotovi, da so podobdelovalci pogodbeno zavezani najmanj enakovrednim obveznostim varstva podatkov. O načrtovani bistveni spremembi podobdelovalcev društvo obvesti in mu omogoči razumen, najmanj 14-dnevni rok za obrazložen ugovor. Če primerne rešitve ni mogoče najti, lahko društvo preneha uporabljati prizadeto storitev.
Trenutni podobdelovalci:
- Neoserv d.o.o., Slovenija – gostovanje aplikacije, baze podatkov in datotek ter e-pošta.
- Hetzner Online GmbH, Nemčija (podatkovni center na Finskem, EU) – hramba šifriranih varnostnih kopij. Kopije so šifrirane pred prenosom; ključ za dešifriranje hrani samo obdelovalec.
7. Pomoč upravljavcu
Obdelovalec ob upoštevanju narave obdelave in razpoložljivih informacij razumno pomaga pri odgovorih na zahteve posameznikov, zagotavljanju varnosti, obveščanju o kršitvah, ocenah učinka in posvetovanju z nadzornim organom. Če posameznik zahtevo naslovi neposredno nanj glede podatkov društva, jo praviloma posreduje društvu in brez njegovega navodila vsebinsko ne odloči, razen če to zahteva zakon.
8. Kršitve varstva osebnih podatkov
Obdelovalec društvo brez nepotrebnega odlašanja obvesti o potrjeni kršitvi, ki zadeva njegove podatke, ter mu glede na razpoložljive informacije sporoči naravo kršitve, prizadete kategorije, verjetne posledice, izvedene ukrepe in kontakt za nadaljnje informacije.
9. Vrnitev in izbris
Ob prenehanju storitve obdelovalec po izbiri društva omogoči razumen izvoz ter podatke izbriše ali vrne, razen če zakon zahteva nadaljnjo hrambo. Podatki v varnostnih kopijah se izbrišejo ob rednem prepisu; do takrat ostanejo zaščiteni in se ne uporabljajo za druge namene.
10. Dokazovanje skladnosti in pregledi
Obdelovalec društvu da razumno potrebne informacije za dokazovanje izpolnjevanja 28. člena GDPR. Društvo lahko ob utemeljenem razlogu in predhodnem dogovoru zahteva pregled relevantnih ukrepov, pri čemer mora varovati zaupnost, ne sme ogroziti drugih uporabnikov ali varnosti sistema in krije nesorazmerne zunanje stroške pregleda. Prednost imajo dokumentacija, vprašalniki in neodvisna dokazila.
11. Prednost dogovora
Če je ta dogovor glede obdelave osebnih podatkov v nasprotju z drugimi pogoji, ima prednost. Za vprašanja, ki niso posebej urejena, se uporabljata GDPR in ZVOP-2.